El archivo de la Fundación Hermandad de la Santa Caridad y Pobres Desamparados custodia los documentos generados por la misma en la gestión de los fines que, como institución benéfica, se marcaron desde el momento de su fundación y a lo largo de su historia. Son el fiel reflejo de la institución y de la sociedad de la que formaban parte.

El origen de esta institución benéfica nos sitúa en el momento de la fundación de la Iglesia y Hospital de la Santísima Trinidad el año 1441 por Alonso Fernández de Lugo y su esposa, Catalina Martínez de Luna.

Es importante tener en cuenta para entender la esencia de esta fundación lo que nos indica Manuel Toribio García en su obra que citaremos más adelante y es que “Estamos pues ante la fundación de un hospital, de los muchos que se establecieran en Andalucía en los siglos bajo medievales, los cuales no cumplen esa función sanitaria que les suele caracterizar, sino que se dedican más a las actividades de casa-asilo para recoger a los necesitados y pobres”.

En el año 1991 el historiador Manuel Toribio García acometió de forma desinteresada las labores de organización del archivo a petición del entonces hermano mayor, Fermín Vázquez y Vieyra de Abreu. Fruto de este magnífico trabajo fue la publicación del  libro editado por esta hermandad en 1991 “Hermandad de la Santa Caridad y Pobres Desamparados de Sanlúcar de Barrameda. Inventario de sus documentos. Memoria Histórica. Reglas.”.

Posteriormente se ha dado un nuevo impulso a esta institución al dotarla de unos nuevos estatutos que fueron aprobados en 2018, con los que se adaptan a la Ley 10/2005 de 31 de mayo, de Fundaciones de la Comunidad Autónoma de Andalucía. Esta Fundación Hermandad de la Santa Caridad y Pobres Desamparados se ha marcado nuevos objetivos y para canalizarlos se crean en los citados estatutos los consejos asesores.

Es en este momento en el que el Consejo Asesor de Investigación y Difusión del Patrimonio establece en su plan de actuación darle un nuevo impulso a su patrimonio documental con la digitalización de sus fondos y ampliación de los trabajos archivísticos.

Era obligado hacer primero un estudio de la situación actual del fondo archivístico. Para ello se ha seguido el modelo del inventario realizado por Manuel Toribio que, como él mismo indica, se ajustaba a la propuesta que doña Antonia Heredia realizó para la organización de los fondos del Hospital de las Cinco Llagas de Sevilla, y que sirvieron también para la organización del resto de fondos de hospitales y centros benéficos custodiados en el archivo de la Diputación de Sevilla.

El paso siguiente fue acometer los trabajos de revisión.

Una vez analizado el cuadro de clasificación existente, se vio la necesidad de adaptarlo a la nueva situación para que fuera un fiel reflejo de esta fundación, con sus órganos de gobierno y las funciones que le son propias.

Se ha suprimido la sección 5ª “Correspondencia y Varios” ya que la documentación que contenía formaba parte de otras series documentales y se han ubicado donde les correspondían. Aun así los cambios han sido mínimos.

 A la sección de Gobierno (1.0.0) se le han añadido dos nuevas subsecciones -Patronato de la Fundación Hermandad de la Santa Caridad y Pobres Desamparados (1.2.0) y Consejos Asesores (1.3.0)- cada una con sus series documentales reflejo de las nuevas competencias de esta fundación.

Se ha creado la sección de Secretaría (2.0.0), pieza importantísima en el funcionamiento de todo organismo, con sus subsecciones y series documentales correspondientes: Secretaría (2.1.0), Registro de correspondencia (2.2.0), Registro de Hermanos (2.3.0), Archivo (2.4.0), Publicaciones, estudios y fondo bibliográfico (2.5.0).

La tercera sección, Propiedades (3.0.0), se ha organizado en torno a dos subsecciones -Inventarios (3.1.0) y Bienes y Derechos (3.2.0)-  cada una con sus inherentes series documentales.

La cuarta, antes titulada “Cuentas”, se le ha denominado Gestión Económica dando cabida a funciones más extensas que las de elaborar y aprobar las cuentas. Se ha articulado en torno a dos subsecciones, Presupuestos (4.1.0) y Contabilidad (4.2.0.)

Por lo que respecta a la quinta sección también se ha considerado más correcto y preciso nombrarla “Asistencia” y no “Movimiento de enfermos”.

Se ha mantenido la numeración de los legajos y se ha seguido con el sistema que estaba establecido.

Por otra parte, nos encontramos con ciertos documentos de procedencia ajena a esta institución y que se han conservado mezclados con los anteriores, como ejemplo, el “Libro 2º de Juntas y Elecciones” de la Santa Escuela del Oratorio de San Felipe Neri que comprende los años 1785 a1823 y algunos otros.

Para ellos se ha creado una sección aparte titulada “Otros Fondos” que aunque no son muchos y  no constituyen lo que se entiende por fondo documental -en algunos casos se limita a un solo documento producido por otra institución o persona- hemos preferido titularlo de esta manera para que queden mejor identificados y diferenciados. Bajo este epígrafe también se da cabida a la donación realizada por don José Romero Tallafigo, así como a las posibles donaciones de documentos que puedan enriquecer en el futuro nuestro patrimonio documental y el de esta ciudad, a lo que estamos abiertos desde esta fundación.

Este nuevo cuadro de clasificación también se ha ampliado con la identificación de nuevas series documentales, fruto de una revisión pormenorizada de toda la documentación sobre los que, en algunos casos, se tuvo que proceder previamente a su ordenación.

El cuadro de organización se ha estructurado en torno a cinco Secciones: 1.0.0 Gobierno; 2.0.0 Secretaría; 3.0.0 Propiedades; 4.0.0 Gestión Económica; 5.0.0 Asistencia. 12 subsecciones y 47 series documentales. Y a parte la sección “Otros Fondos” que no tienen codificación.

Sumergiéndonos en él podemos encontrar todo tipo de documentos que nos proporcionan una rica información del devenir histórico de nuestra fundación.

En la sección de Gobierno (1.0.0) tenemos la serie de las Actas de Cabildos o Juntas en los que se elegían a los hermanos que desempeñarían los distintos cargos que les marcaban las reglas, como hermano mayor, mayordomo, contador, etc, y en donde se trataban todos los asuntos importantes para la hermandad y decidían sobre los mismos, incluyendo las reglas u ordenanzas por las que se regían.

En Secretaría (2.0.0) nos encontramos con los Registros de Correspondencia, Registros de Hermanos que nos informan sobre quienes formaban parte de esta institución.

La sección de Propiedades (3.0.0) nos muestra a través de sus documentos cómo se financiaba esta institución para cumplir con sus objetivos; qué bienes poseían consultando los Inventarios de Bienes; las Escrituras de Propiedad, de Arrendamientos, Censos sobre propiedades a los que habían accedido a través de Testamentarias, Donaciones, Compras, etc.

La Gestión Económica (4.0.0) resulta igual de interesante para conocer cómo gestionaban su riqueza adentrándonos para ello en los Libros de Mayordomía o libros de Cargo y Data, Cuentas Generales, Libros de Caja, cuentas de gastos o de ingresos, por ejemplo.

Asistencia (5.0.0). Esta sección actúa como testigo de la razón de ser de esta institución. Entre los documentos conservados tenemos los Registros de Enterramientos de Pobres Desamparados, Solicitudes para ser admitidos como Hermanos Asilados, Listados y Altas y Bajas de los mismos.

Otros Fondos. Como se ha indicado y se puede comprobar con la consulta del inventario, en el que se incluyen todos los documentos de distinta procedencia ajena a la fundación.

Una vez finalizada la identificación, ordenación y elaboración del cuadro de clasificación se procedió a la realización del inventario exhaustivo y a la descripción documental, para lo que se ha contado con la colaboración y trabajo de la archivera Graciela Jordán Palacios.

Para ello se han seguido las normas internacionales de descripción archivística, la norma ISAD (G), creando una base de datos que nos proporciona una descripción completa de cada unidad documental y que a través de la web de la fundación dará acceso a los ciudadanos al patrimonio documental de la misma.

La segunda línea del Plan de Actuación del Conejo Asesor de Investigación y Difusión del Patrimonio era la digitalización de todo el fondo documental, lo que ha sido posible gracias a las subvenciones de la Excma. Diputación Provincial de Cádiz. Se ha realizado en dos fases: En la fase I -llevada a cabo en el año 2021- se digitalizaron 12.984 imágenes y en la II (2022-23) se alcanzaron las 15.147 imágenes, con lo que el total de imágenes que disponemos del archivo histórico es de 28.131, realizadas en formato TIFF y copias en formatos JPG y PDF.

Otro elemento importante y que va en la línea de difusión del patrimonio ha sido la realización de la primera exposición documental inaugurada el día 15 de mayo de este 2023 para lo que se ha contado con la subvención de la Fundación Unicaja para la adquisición de una vitrina expositora, dotada de las necesarias medidas de seguridad para la exposición de los documentos.

En cuanto a la instalación del archivo, este se encuentra en la zona alta de la iglesia, en el Coro, con lo que se consigue un alejamiento de las zonas más húmedas previniendo el posible deterioro de los documentos. Se ha instalado en unos armarios confeccionados especialmente para albergar todo el fondo documental de la fundación y guardado en cajas de archivo con PH neutro, al igual que el papel barrera con el que se han confeccionado las carpetillas que separan las distintas unidades documentales, con lo que se preserva su integridad.

Con la culminación de estos trabajos se ha conseguido una completa organización del fondo documental dotándolo de un actualizado cuadro de organización, inventario y una descripción completa de sus fondos. Esto, unido a la digitalización de todos sus documentos, facilitará el acceso a los investigadores y mejorará considerablemente los trabajos de conservación de los mismos. En definitiva, podremos trasladar a la ciudadanía en general la posibilidad de tener acceso a todo el archivo, responsabilizándonos de la divulgación de nuestro patrimonio.

Ahora toca cuidar y conservar el rico patrimonio que ha llegado hasta hoy, lo que constituye una de las apuestas más firme de esta revitalizada fundación.